De gauche à droite Deidre Lyngard, Kathy Bosin, Suzanne Sullivan, Dina Daly, Kevan Full, Richard Marks, Snoop, Heather Grant, Cameron Mactavish, Jen Jefferson et Bill Boicourt lors de notre retraite de planification stratégique 2025.

À Talbot Thrive, nous nous engageons à favoriser une communauté où la marche, le vélo, la flânerie et le roulement sont sûrs, accessibles et agréables pour tout le monde. Nos politiques sont conçues pour promouvoir l'amélioration des infrastructures, des programmes équitables et des initiatives inclusives qui donnent la priorité à la mobilité non motorisée. En collaborant avec les autorités locales, les organisations et les habitants, nous nous efforçons de créer un comté de Talbot plus agréable à vivre grâce au développement et à la mise en œuvre d'initiatives en faveur du vélo et de la marche.

Règlement intérieur de Talbot Thrive

Article I : Organisation

1.1. Nom. Le nom de cette société sans capital-actions sera "Talbot Thrive, Inc." ("Société"), comme indiqué dans les statuts déposés auprès de l'État du Maryland.

1.2. Siège principal. Le siège de la société sera désigné par le conseil d'administration de la société.

1.3. Objectifs. Les objectifs de la Société sont énoncés dans les statuts.

Article II : Conseil d'administration

2.1. Rôle / Fonctions / Exigences. La gestion de la société est confiée à un conseil d'administration (le "conseil"). Le conseil a la responsabilité générale des affaires, des biens et des actifs de l'association. Il lui incombe de mener à bien la mission et les objectifs de l'Association. Chaque administrateur assistera régulièrement aux réunions du conseil d'administration, contribuera financièrement à l'association sur une base annuelle, assistera aux principales activités de l'association et fera partie d'un ou de plusieurs comités.

2.2. Catégories. Il n'y a qu'une seule catégorie de directeurs.

2.3. Nombre / Composition. Le conseil d'administration sera composé d'un minimum de 5 personnes et d'un maximum de 9 personnes. Le conseil d'administration est composé de personnes représentant la diversité de la communauté desservie, en tenant compte de la race, du sexe, de la situation économique, de l'âge, de l'expertise en la matière et d'autres facteurs.

2.4. Élections / postes vacants. Les mandats des administrateurs sont échelonnés de sorte qu'à chaque assemblée annuelle, pas plus de la moitié du conseil d'administration n'est élue par les administrateurs en place. Les postes vacants entre deux assemblées annuelles peuvent être pourvus pour le reste du mandat par élection par les administrateurs en place.

2.5. Durée du mandat. Le mandat de chaque administrateur est de deux ans. À la fin de son mandat, le directeur peut être réélu pour des mandats supplémentaires de deux ans. Nul ne peut exercer plus de trois mandats complets consécutifs au sein du conseil d'administration. Après avoir siégé pendant la durée maximale autorisée, une personne peut à nouveau siéger après avoir quitté le conseil d'administration pendant un an. Les administrateurs ne peuvent pas exercer un mandat perpétuel.

2.6. Révocation. Tout administrateur peut être démis de ses fonctions, avec ou sans motif, par un vote à la majorité des administrateurs en exercice. Un vote de révocation peut avoir lieu lors de toute réunion du conseil d'administration convoquée conformément au présent règlement, à condition qu'une notification écrite de l'intention d'envisager la révocation de cet administrateur ait été incluse dans l'avis de convocation de la réunion. Aucun administrateur ne sera révoqué sans avoir eu la possibilité d'être entendu lors de cette réunion, mais aucune procédure formelle d'audition ne doit être suivie.

2.7. Démission. Un administrateur peut démissionner en présentant sa démission par écrit au président ou aux autres administrateurs si l'administrateur démissionnaire est le président. Toutes les démissions sont consignées dans le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration qui suit la démission. Le fait de ne pas assister, sans excuse, à trois réunions consécutives du conseil d'administration au cours d'une période de douze mois constitue une démission automatique du conseil d'administration.

2.8. Rémunération. Les administrateurs de la Corporation exercent leurs fonctions à titre gratuit. Les administrateurs peuvent être remboursés pour des dépenses directes préalablement approuvées et raisonnablement encourues pour le compte de l'Association. Aucune disposition du présent paragraphe ne vise à empêcher un administrateur de recevoir une rémunération pour les services qu'il rend à l'Association à un autre titre, à condition que la transaction soit conforme à la politique de l'Association en matière de conflits d'intérêts et aux présents statuts.

2.9. Emploi. Si une personne ou un membre de sa famille immédiate (parent, grand-parent, enfant, petit-enfant, frère ou sœur, conjoint) est employé par la Société, cette personne ne peut siéger ou être élue au conseil d'administration, à moins que le conseil d'administration n'évalue la situation, qui peut impliquer un conflit d'intérêts, et ne détermine qu'il est dans l'intérêt de la Société que cette personne continue à siéger ou soit élue au conseil d'administration.

Article III : Dirigeants

3.1.1. Président. Le président préside et dirige toutes les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif. Le président peut signer tous les contrats et accords au nom de l'association après leur approbation par le conseil d'administration, représenter l'association dans les réunions et discussions avec d'autres organisations et agences, et accomplir toutes les tâches qui incombent normalement à sa fonction ou qui lui sont confiées par le conseil d'administration.

3.1.2. Secrétaire. Le secrétaire tient des registres et des procès-verbaux précis de toutes les réunions de la société ; il met à disposition des copies du procès-verbal de la réunion précédente et les distribue avant chaque réunion ; il fait envoyer toutes les convocations aux personnes habilitées à voter lors de ces réunions ; il tient les procès-verbaux de la société et une liste à jour, avec les numéros de téléphone et les adresses (postale et électronique), des administrateurs au siège de la société.

3.1.3. Trésorier. Le trésorier veille à ce que les ressources financières soient gérées de manière adéquate et en temps voulu et à ce que des rapports soient établis pour permettre au conseil d'administration de contrôler les ressources financières de l'association. Le trésorier informe le conseil d'administration de toute question financière importante nécessitant une action de sa part. Le conseil d'administration engage un auditeur qualifié pour un examen annuel des états financiers. L'audit annuel servira de base au rapport annuel exigé par l'administration fiscale américaine (US Internal Revenue Service) pour les organisations à but non lucratif. Le trésorier est membre de la commission des finances et peut la présider.

3.1.4. Autres membres du bureau. Les autres membres du bureau occupant des postes créés par le conseil d'administration s'acquittent des tâches spécifiées par écrit par le conseil d'administration ou par les membres du bureau qui ont autorité sur eux.

Article IV : Réunions du conseil d'administration

4.1. Assemblée annuelle. L'assemblée annuelle de l'association se tient au lieu, à la date et à l'heure déterminés par le conseil d'administration.

4.2. Réunions régulières du conseil d'administration. Les réunions régulières du conseil d'administration se tiennent au moins une fois par trimestre et peuvent être programmées plus souvent par le président.

4.3. Réunions extraordinaires. Les réunions extraordinaires du conseil d'administration se tiennent à tout moment et en tout lieu raisonnable sur convocation du président ou d'au moins trois administrateurs ou 25% des administrateurs, le nombre le plus élevé étant retenu. Les affaires traitées lors d'une réunion extraordinaire se limitent aux objectifs de la réunion énoncés dans la convocation.

4.4. Convocation aux réunions. Les convocations aux réunions annuelles et ordinaires du conseil d'administration se font par écrit, y compris par voie électronique, et sont remises à tous les administrateurs au moins 10 jours avant la date de la réunion. L'avis de convocation à une réunion extraordinaire indiquera qu'il s'agit d'une réunion extraordinaire et précisera l'objet de la réunion. L'avis de convocation peut être donné oralement ou par écrit, y compris par voie électronique, au moins 72 heures avant l'heure de la réunion. Toutes les personnes habilitées à voter lors d'une réunion doivent recevoir un avis de convocation en bonne et due forme. Le fait qu'un administrateur ne réponde pas à une convocation n'invalide pas la réunion ou toute mesure prise lors de la réunion.

4.5. Session exécutive. Lors de toute réunion du conseil d'administration, lorsque le quorum est atteint, le conseil peut, par un vote à la majorité, décider d'entrer en session exécutive, où seuls les administrateurs votants et les autres personnes invitées par le conseil peuvent être présents. La décision d'entrer en session exécutive sera consignée dans le procès-verbal, et les mesures prises pourront être consignées dans le procès-verbal. Le procès-verbal de la session exécutive peut être conservé séparément et de manière confidentielle, et ne doit pas inclure la discussion, mais seulement les mesures prises.

4.6. Vote / Quorum. Sauf disposition contraire du présent règlement, les décisions sont prises à la majorité des voix des personnes présentes et habilitées à voter lors d'une réunion où le quorum est atteint. Le quorum est constitué par la majorité du nombre total d'administrateurs de l'Association. Chaque administrateur dispose d'une voix. Il n'y aura pas de vote par procuration.

4.7. Participation à distance. Les administrateurs peuvent participer aux réunions et voter sur les questions qui y sont discutées par téléphone, vidéoconférence ou tout autre moyen de communication similaire permettant à toutes les personnes participant à la réunion de communiquer entre elles en même temps. La participation par ces moyens équivaut à la présence en personne de l'administrateur à la réunion.

4.8. Actions sans réunion. Toute mesure pouvant être prise en bonne et due forme par le conseil d'administration réuni en assemblée peut également être prise sans assemblée, si tous les administrateurs habilités à voter sur la mesure en question y consentent unanimement par écrit, y compris par voie électronique. Ce consentement unanime aura la même force et le même effet qu'un vote des administrateurs réunis et sera consigné dans le procès-verbal.

Article V : Comités

5.1. Création et pouvoirs. Le conseil d'administration peut créer des comités dotés des pouvoirs qu'il juge bon d'avoir par un vote majoritaire des administrateurs lors d'une réunion où le quorum est atteint, mais le conseil d'administration ne peut transférer aucune obligation fiduciaire auxdits comités. Les comités peuvent être constitués sur une base ad hoc ou être des comités permanents ou dans la résolution. Les comités effectuent des tâches spécifiques confiées par le conseil d'administration et supervisées par le président, et fournissent des rapports ou des recommandations au conseil d'administration à la suite de chaque réunion du comité. Les comités n'ont autorité que sur des tâches spécifiques désignées par le conseil d'administration.

5.2. Présidence des commissions. Toutes les commissions créées par le conseil d'administration sont présidées par un membre du conseil d'administration ou, dans le cas de coprésidents, au moins un président doit être membre du conseil d'administration, sauf disposition contraire du présent règlement.

5.3. Procès-verbal. Les procès-verbaux des comités doivent être établis et mentionner la date et l'ordre du jour de la réunion, les personnes présentes et toute mesure prise par le comité. Les procès-verbaux doivent être communiqués au conseil d'administration et faire partie des archives de l'entreprise.

5.4. Commissions permanentes. Les commissions permanentes suivantes sont constituées :

5.4.1. Comité exécutif. Le comité exécutif est composé du président, du secrétaire, du trésorier et d'un membre extraordinaire désigné par un membre du conseil d'administration. Lorsque le Conseil n'est pas en session, le Comité exécutif possède et exerce tous les pouvoirs du Conseil dans la gestion des activités et des affaires de la Société qui peuvent être légalement exercés par le Comité exécutif, à l'exception de ce qui est spécifié ci-dessus. Le comité exécutif notifie ses réunions à tous les administrateurs dans un délai raisonnable et y inclut un résumé des circonstances nécessitant une action rapide de la part du comité exécutif. Le comité exécutif présentera ensuite un rapport complet sur ces mesures, accompagné du procès-verbal de la réunion, lors de la prochaine réunion du conseil d'administration, et pourra choisir de le faire en session exécutive. On veillera à ce que seules les questions nécessitant une discussion/action avant la prochaine réunion du conseil d'administration soient abordées. Le comité exécutif est chargé de recommander et de superviser les procédures d'évaluation des performances professionnelles du directeur exécutif et, le cas échéant, de planifier sa succession.

5.4.2. Commission des finances. La commission des finances est chargée de superviser les opérations financières de la société. Lorsqu'il siège à la commission des finances, un membre de la commission ne doit pas : (a) accepter des honoraires de consultation, des honoraires de conseil ou d'autres compensations ou avantages de la part de la Société ; ou (b) avoir participé à d'autres transactions avec la Société dans lesquelles le membre avait un intérêt financier au cours des 12 mois précédents.

5.4.3. Commission des nominations. La commission des nominations (1) propose des candidats aux postes d'administrateurs ; (2) présente à l'assemblée annuelle une liste de candidats aux postes de dirigeants de la société pour l'année suivante ; et (3) examine en permanence les nouveaux candidats potentiels au conseil d'administration, susceptibles d'accroître les capacités et le succès de la société.

Article VI : Dirigeants et personnel nommés

6.1. Directeur exécutif. Le conseil d'administration peut nommer un directeur exécutif. Le conseil d'administration peut déléguer des fonctions et des pouvoirs habituels au directeur exécutif. Les fonctions et l'autorité déléguées sont consignées dans une description de poste écrite. Le directeur exécutif peut être engagé et licencié par le conseil d'administration. Sauf lorsque le conseil d'administration se réunit en session exécutive, le directeur exécutif assiste et participe aux réunions du conseil d'administration et des comités en tant que membre de droit, mais il n'a pas le droit de vote et n'est pas pris en compte dans le calcul du quorum.

6.2. Autre personnel. Les autres membres du personnel sont nommés par le directeur général, qui peut leur déléguer des tâches et des pouvoirs habituels. Les fonctions et l'autorité déléguées sont consignées dans des descriptions de poste écrites. Les autres membres du personnel peuvent être engagés et licenciés par le directeur exécutif.

Article VII : Divers

7.1. Exercice comptable. L'exercice comptable de la Société s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

7.2. Amendements. Le présent règlement peut être modifié par un vote des 2/3 des administrateurs présents et habilités à voter lors de toute réunion où le quorum est atteint, à condition que la proposition de modification ait été soumise par écrit aux administrateurs, avec une convocation écrite à la réunion devant statuer sur la proposition de modification, au moins 10 jours avant la date de la réunion.

7.3. Conflits d'intérêts. Le conseil d'administration adopte une politique en matière de conflits d'intérêts qui s'applique aux administrateurs, au personnel et aux bénévoles disposant d'un pouvoir de décision important en ce qui concerne les ressources de la Corporation. La politique en matière de conflits d'intérêts identifiera les types de conduite ou de transactions qui soulèvent des problèmes de conflits d'intérêts, établira des procédures de divulgation des conflits réels ou potentiels et prévoira l'examen des transactions individuelles par les administrateurs non impliqués. L'approbation par les administrateurs désintéressés se fera par un vote à la majorité des administrateurs présents lors d'une réunion où le quorum est atteint. Une partie intéressée ne sera pas prise en compte pour déterminer si le quorum est atteint, ni pour déterminer ce qui constitue un vote majoritaire des administrateurs présents. La politique doit exiger que le procès-verbal de la réunion fasse état de la divulgation du conflit, du vote effectué et, le cas échéant, de l'abstention de vote et de la participation de la partie intéressée.

7.4. Registres de l'entreprise. La société tiendra des livres et des registres comptables corrects et complets, ainsi que les procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration et de tous les comités, et conservera au siège de la société un registre des noms et adresses (postales et électroniques) des administrateurs, ainsi que ses statuts, son règlement intérieur actuel et les politiques approuvées par le conseil d'administration. L'association mettra à la disposition du public sa demande d'exonération fiscale auprès de l'IRS, sa lettre de détermination de l'IRS et ses trois derniers formulaires 990 déposés auprès de l'IRS. Tous les livres et registres de l'association peuvent être consultés par tout administrateur dans les trois jours ouvrables suivant une demande écrite.

7.5. Dissolution. L'association peut être dissoute par un vote des 2/3 des administrateurs en exercice, à condition que la proposition de dissolution ait été soumise par écrit au conseil d'administration, accompagnée d'une notification écrite de la date de la réunion au cours de laquelle la proposition de dissolution sera décidée, au moins 30 jours avant la date de la réunion. En cas de dissolution de l'association, ses actifs seront distribués conformément à ses statuts.

7.6. Exonération. Dans toute la mesure permise par la législation fédérale ou de l'État, aucun administrateur de la société ne peut être tenu personnellement responsable des dommages subis par la société. Les administrateurs ne seront pas automatiquement exonérés en cas de faute intentionnelle. Aucune modification des statuts ou abrogation de l'une de leurs dispositions ne limitera ou n'éliminera les avantages accordés aux administrateurs en vertu de la présente disposition en ce qui concerne tout acte ou omission survenu avant ladite modification ou abrogation.

7.7. Indemnisation. La Société indemnisera (a) ses administrateurs, dans toute la mesure permise par les lois fédérales et de l'État, y compris le paiement des frais de justice y afférents ; et (b) les employés et agents de la Société dans la mesure autorisée par le Conseil d'administration. Les droits d'indemnisation susmentionnés ne sont pas exclusifs de tout autre droit auquel les personnes cherchant à être indemnisées peuvent prétendre.

7.8. Assurance. Le conseil d'administration évalue les besoins de la société en matière de couverture d'assurance en fonction de ses activités, y compris, mais sans s'y limiter, l'assurance responsabilité civile générale et l'assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants.

7.9. Non-discrimination. Les administrateurs, les employés, les bénévoles et les personnes bénéficiant des services de la Corporation seront sélectionnés de manière non discriminatoire en ce qui concerne l'âge, l'état civil, le sexe (y compris la grossesse, l'accouchement et les conditions médicales connexes), la race, la couleur, l'origine nationale, le statut de citoyen, l'ethnicité, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, le handicap (physique ou mental), l'information génétique, les opinions politiques ou religieuses ou l'affiliation à l'une quelconque de ses politiques, procédures ou pratiques.

7.10. Pouvoir de signature. Tous les chèques, notes, acceptations et ordres de paiement sont signés par toute personne autorisée par le conseil d'administration, conformément à la politique financière de l'association ou au présent règlement. Tous les contrats, baux et actes de toute nature sont signés par le président ou tout autre agent de l'association désigné par le conseil d'administration.

7.11 Maintien du statut d'exonération fiscale. La Société n'exercera aucune activité dont l'exercice n'est pas autorisé (a) par une société exonérée de l'impôt fédéral sur le revenu en vertu de la section 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code de 1986 (ou des dispositions correspondantes de toute loi future sur l'impôt sur le revenu des États-Unis) ou (b) par une société dont les contributions sont déductibles en vertu des sections 170(c)(2), 2055(a)(2) et 2522(a)(2) de l'Internal Revenue Code de 1986 (ou des dispositions correspondantes de toute loi future sur l'impôt sur le revenu des États-Unis).

7.12 Disposition des actifs en cas de dissolution. Lors de la dissolution de la Société, les administrateurs, après avoir payé ou pris des dispositions pour le paiement de toutes les dettes de la Société, disposeront de tous les actifs de la Société de la manière déterminée par les administrateurs, ou en faveur d'une ou de plusieurs organisations organisées et exploitées exclusivement à des fins caritatives, éducatives, religieuses ou scientifiques, qui seront alors considérées comme une ou des organisations exonérées en vertu de la section 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code de 1986, tel qu'amendé.

7.13 Inclusion. L'entreprise s'engage à favoriser un environnement inclusif qui valorise et respecte la diversité sous toutes ses formes. Le conseil d'administration de l'entreprise encouragera activement une culture d'inclusion en veillant à ce que les processus de recrutement et de sélection de l'entreprise donnent la priorité à des candidats divers. La Société s'efforcera de représenter un large éventail de points de vue, y compris des personnes de sexe, d'origine ethnique, d'âge, de handicap et de milieu socio-économique différents. En élargissant la diversité de son conseil d'administration, de ses dirigeants et de ses employés, la société vise à améliorer ses processus de prise de décision et à trouver des solutions innovantes qui reflètent la diversité des communautés qu'elle sert. Le comité des nominations sera chargé d'examiner les politiques, d'identifier les obstacles potentiels à la diversité et de veiller à ce que nos stratégies soient conformes aux meilleures pratiques. Grâce à ces mesures, nous nous responsabiliserons et démontrerons notre engagement inébranlable à construire une organisation diversifiée et inclusive.

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Politique de lutte contre la discrimination

Talbot Thrive s'engage à favoriser un environnement inclusif et équitable où tous les individus sont traités avec dignité et respect. Nous interdisons toute discrimination ou harcèlement fondé sur la race, la couleur, l'appartenance ethnique, l'origine nationale, l'âge, la religion, le handicap, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, le statut socio-économique ou toute autre caractéristique protégée par la loi en vigueur. Cet engagement s'applique à tous les aspects de notre travail, y compris l'engagement communautaire, le développement de programmes, les pratiques d'embauche et les partenariats. Nous sommes convaincus que la diversité renforce notre mission d'amélioration du transport actif et de la qualité de vie pour tous les habitants du comté de Talbot.

Nous sommes déterminés à créer un espace sûr et accueillant où chacun se sent valorisé et écouté. Talbot Thrive attend de l'ensemble du personnel, des bénévoles, des partenaires et des membres de la communauté qu'ils respectent ces principes et contribuent activement à une culture d'inclusion. Toute préoccupation concernant la discrimination ou le harcèlement sera prise au sérieux et traitée rapidement et équitablement. Grâce à ces efforts, nous visons à promouvoir l'équité dans nos programmes et à garantir que nos initiatives reflètent les divers besoins et expériences de la communauté du comté de Talbot.